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活動策劃公司應該怎么尋找場地呢?

 2020-08-17 10:31:48      瀏覽次數:575      作者:

  企業在辦活動策劃的時候,因為人數和活動類型的不同,對于活動場地也是有著不同的要求的,那么舉辦活動策劃的時候一定要考慮到非常多的要點,現在我們就一起來看看活動策劃方案,公司應該怎么尋找場地呢?我們來看看鼎世新營銷是怎么說的吧。

  一、依照人數規模(多少人或多少坪場地)向飯店或會議中心詢問可否訂位,通常會從地點比較方便的幾家開始詢問,如果沒有適合場地,才會去詢問其他地點,通常比較熱門的場地常常會先被預約,我們就只能排在waiting list,所以還會另外訂1-2家適合的場地作為備案。(所謂的waiting是指有人先訂了,但是沒有付錢,所以還有很大的機會排到),我們需要知道下列訊息:

  1、有哪幾間符合人數規模的場地可供預定或是waiting,各是幾坪,場地費一個時段多少錢(通常是早上、下午或晚上三個時段)。場地容納人數會依活動性質而不同,如果是記者會,通常擺4-6人圓桌,容納的人比較少、如果是研討會,擺教室型(即長條桌加椅子),容納的人數較多,若是演講,擺聽講型,僅擺講臺和椅子,可容納最多人。

  2、提前進場布置需要加多少錢,很重要!(因為有時候如果場地布置比較費工,下午的活動可能早上8點場佈公司就要進場;早上活動前一晚要進場),通常飯店會打六折或更低。

  3、其他設備是否加錢,加多少:投影機、投影幕、麥克風、擴大機及音響設備、拉電線(多少瓦)、舞臺板、若是國外來賓演講,場地有無即時口譯設備。

  4、餐點場地是否提供,還是需要外叫、如何計價。

  5、場地平面圖。

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  二、當客戶口頭上表示偏好后,我們會和飯店還有場佈公司約時間去實際看場地,以免平面圖的感覺和現場不同。

  1、場地形狀是否適合舉辦活動,或場地該如何布置。

  2、場地挑高:有些活動需要特別高的場地。

  3、舞臺是否由場地提供,還是需要由外面場佈公司提供,提供的舞臺多大多高,舞臺擺在那邊。

  4、投影幕擺在那邊,可否移動,投影機是固定式的嗎?還是擺在桌子上?

  5、燈光在什么位置,數量是否符合活動所需,還是由場佈公司外加燈(那就必須拉電線,通常場地方會再另收一筆費用)

  6、菜單內容,飯店通常一人份至少要300-400元,若非用餐時間,可只點實際人數的3/4份就好。g) 是否提供免費的停車卷(通常飯店自有停車場會提供數量不等的停車卷),若無停車場,附近最近的停車場在哪?

  7、接待桌位置、提供幾個接待牌(從門口指引至活動場地)

  三、特殊需求:有些活動需要進車子或樂器,所以可能需選在戶外開放場地,或者是一樓,這就要費功夫尋找。

  活動策劃公司,其實他在尋找場地的時候要根據每一個企業的要求來進行選擇,不同的人數,不同的類型所需要選擇的就是不一樣的,現在想要了解更多詳細的活動策劃方案可以咨詢我們的在線客服。

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